INCORD-SYSTEM für Hausverwaltungen

Ein Inzident- und Auftragsmanagementsystem für Hausverwaltungen und Dienstleister

Das Inzidentmanagementsystem «INCORD-SYSTEM» Einleitung:

Das Inzidentmanagementsystem «INCORD-SYSTEM» ermöglicht Ihnen, die effiziente Verwaltung und Haltung von Objektdaten aus dem Bereich Immobilienmanagement und Facilitymanagement und unterstützt Hausverwaltungen, Hausmeisterdienste und Gebäudeverantwortliche bei der technischen Betreuung von Immobilien und Anlagen.

Die Meldung, Erfassung einer Mieteranfrage, die Weiterleitung einer Störung, die Anfrage zur Durchführung einer fälligen Reparatur und Auftragsvergabe, die Erfassung von Protokollen zur Wohnungs- bzw. Objektübergabe, die Bereitstellung von Informationen für Hauswarte, Techniker, Verwalter und Eigentümer … – Wenn Sie bei der alltäglichen Bewältigung dieser Aufgaben das Gefühl haben, dass eine Kommunikation mit Ihren Geschäftspartnern umständlich und unsicher ist und dass Ihnen ein gemeinsamer, konsistenter, stets aktueller Datenpool oder Informationsbereich fehlt, haben wir für Sie eine Schnittstelle die Ihr kommunikatives Netzwerk stabilisiert bzw. Ihre Zusammenarbeit einfacher, effizienter und überschaubarer macht:

Das Inzidentmanagementsystem «INCORD-SYSTEM»

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Die technische Grundlage:

Das Inzidentmanagementsystem «INCORD-SYSTEM» ist eine rein webbasierende Anwendung. Sie müssen somit keine Software in Ihrem Unternehmen verteilen bzw. installieren.
Das «INCORD-SYSTEM» können Sie über Ihren Browser (Internet Explorer Browser, Firefox, Opera o.a.) betriebssystemunabhängig, d.h. sowohl unter Windows, auf einem Mac, Linux Computer oder einem Smartphone bedienen. Es ist, so gewünscht, über das Internet von jedem Punkt der Welt erreichbar.
Das Fundament dieser Anwendung bildet eine Datenbank in der sämtliche Vorgänge und Informationen erfasst werden und sein dazugehöriges Ablagesystem für Dateien und Dokumente.
Die Objekte durch die Anpassung oder Programmierung einer passenden Schnittstelle mit ihren vorhandenem Datenstamm (z.B. Domus) automatisch synchronisiert werden.

Das Kommunikationssystem:

Das Inzidentmanagementsystem «INCORD-SYSTEM» ist passwortgeschützt und unterstützt eine benutzerabhängige Rechteverwaltung über die jedem Benutzer differenzierte Lese- bzw. Schreibrechte eingeräumt werden können.
Das ermöglicht differenzierte Zuweisungen und Zuordnungen von Objekten, Schadensmeldungen und Aufträge für ihre interne Verwalter, Hausmeister, externe Dienstleister oder Eigentümer.

Features:

  • Schadens- oder Störungsmeldungen:Die Erfassung eines Vorganges/Ereignisses erfolgt denkbar einfach, über eine vorgegeben Eingabemaske, in der, neben der Beschreibung, der Bezug zu einem Objekt oder Mieter hergestellt wird, eine differenzierte Kategorisierung vorgenommen werden kann, wie auch die Verteilung/Weiterleitung bzw. aktuelle Zuständigkeit festgelegt wird.
    Mit der Erfassung werden automatisch alle sogenannten „Metadaten“ (z.B. Hauswart, Verwalter, Property-Manager etc.) eines Objekt eingelesen und dem Inzident sowie später dem Auftrag zugeordnet.
    Über den Inzident können ebenfalls die nachfolgend erfassten Kosten der Aufträge mit der Möglichkeit einer objektgebundenen Budgetierung und Kontierung gesteuert werden.
  • Auftragsverwaltung/ -vergabe:
    Aus den erfassten Inzidents können Aufträge bzw. Auftragsvergaben generiert werden, die per E-Mail an einen externen Dienstleister weitergeleitet werden können.
    Zur Auftragsverwaltung gehört ebenfalls eine bei Bedarf nötige Schadensmeldung beim Versicherer, sowie der Vermerk und Ablage von Rechnungseingängen (z.B.: Teil oder Abschlussrechnung).
    Die in der Auftragsverwaltung hinterlegten Angebote, Rechnungseingänge berücksichtigen die im Inzident erfasste Budgetierung und Kontierung.
  • Wohnungsübergabe und Abnahmeprotokolle, Zustandsprotokolle:
  • Firmen und Dienstleisterverzeichnis: